Trovare il tempo per Te e per gli Altri: 10 Consigli Pratici

In un mondo sempre più frenetico e impegnativo, trovare il tempo per dedicarci alle persone a cui teniamo (anzitutto noi stessi!), e fare tutto ciò che desideriamo, può sembrare un’impresa impossibile.

Per stare davvero bene, trova il tempo per amare, trova il tempo di essere amico, trova il tempo di pensare, trova il tempo di riflettere, trova il tempo di ridere.

Ecco quindi 10 consigli pratici che personalmente mi hanno aiutata moltissimo a organizzare il tempo in modo più efficiente, e a trovare spazi vuoti nella nostra agenda quotidiana per dedicarmi a ciò che conta davvero.

1) COME TROVARE IL TEMPO PER SE STESSI? IMPARA A DIRE DI NO!

Spesso ci sentiamo obbligati ad accettare ogni richiesta o impegno che ci viene proposto, anche quando non abbiamo energia, e a fine giornata ci ritroviamo a pensare “non ho mai tempo per me!”. Dire di no può sembrare difficile o addirittura scorretto, soprattutto quando si tratta di amici, familiari o colleghi che ci chiedono un favore o un aiuto.

Tuttavia, è importante comprendere che accettare troppe richieste può portare ad un sovraccarico di lavoro, nonché ad un forte senso di frustrazione che spesso proviamo quando ci troviamo costretti a fare qualcosa che non vogliamo, o al contrario quando andiamo in affanno per svolgere le nostra attività. Imparare a dire di no quando necessario ci permette di risparmiare tempo e di concentrare le nostre energie sulle attività più importanti e significative per noi.

Rifiuta la richiesta sempre con tatto ed empatia, facendo comprendere all’altra parte che sei davvero impossibilitato ad accettare e che non si tratta di una scusa.

2) ELIMINA LE DISTRAZIONI

Spesso, siamo circondati da una serie di distrazioni che ci impediscono di concentrarci su quello che dobbiamo fare, causando un aumento del tempo impiegato per completare i compiti e una diminuzione della qualità del nostro lavoro.

Per eliminare le distrazioni, è possibile adottare diverse strategie, come ad esempio spegnere il telefono (quando studiavo all’università lo chiudevo dentro al cassetto!) o disattivare le notifiche dei social media durante il lavoro, chiudere la posta elettronica o le chat non essenziali e lavorare in un ambiente tranquillo e privo di rumori esterni.

In questo modo, ci concentriamo esclusivamente sul lavoro che dobbiamo fare e riduciamo il tempo impiegato per completarlo. Potresti anche utilizzare applicazioni e strumenti per bloccare l’accesso a siti web o programmi che ci distraggono, creare delle liste di attività prioritarie e adottare alcune tecniche di gestione del tempo, come adesso quella del pomodoro o il batching.

3) NON FARE IL FACTOTUM

Spesso, ci troviamo a voler fare tutto da soli, pensando che come lo facciamo noi nessuno mai. Il vero motivo è che abbiamo spesso la mania del controllo e non ci fidiamo di chi abbiamo intorno, finendo con l’avere un sovraccarico eccessivo.

Individuare delle specifiche attività da delegare ad altre persone, invece, ci consente di concentrarci sulle attività che richiedono la nostra attenzione e la nostra competenza, risparmiando tempo e migliorando la qualità del nostro lavoro complessivo.

Ad esempio, se si lavora in team, è possibile delegare alcune attività amministrative o operative a dipendenti o collaboratori, individuando i soggetti più affidabili e competenti, in modo da garantire che il lavoro sia svolto correttamente e in modo efficiente.

4) OCCUPATI DI UNA COSA ALLA VOLTA

Molte persone (per la maggioranza noi donne!) credono che svolgere più attività contemporaneamente permetta di risparmiare tempo, ma in realtà il multitasking può provocare l’effetto opposto, causando una diminuzione della produttività e della qualità del lavoro svolto.

Svolgere una sola attività alla volta ci consente di concentrarci pienamente su quella specifica attività, aumentando la nostra attenzione e la nostra efficienza e riducendo il tempo impiegato per completare il lavoro. Ad esempio, se si lavora su un progetto, è meglio concentrarsi su una sola attività alla volta, come la scrittura del testo o la ricerca di informazioni, piuttosto che saltare da un’attività all’altra.

Datti quindi degli orari per svolgere un determinato compito e, come insegna David Allen nel suo best seller “Detto, fatto!”, se un’attività richiede meno di due minuti per essere svolta, non la trascinare e terminala immediatamente.

5) ABITUATI A SCRIVERE PER TROVARE TEMPO

La scrittura aiuta a organizzare i pensieri e a mantenere il focus sulle attività importanti, evitando la dispersione di tempo e di energie. Scrivere un piano di lavoro, ad esempio, può aiutare a pianificare le attività da svolgere, stabilire le priorità e ottimizzare il tempo impiegato. Inoltre, prendere appunti durante le riunioni o durante la lettura di un documento può aiutare a mantenere una traccia degli obiettivi e delle informazioni importanti, riducendo il tempo impiegato per ricordare o rileggere le informazioni in seguito.

Anche la scrittura di e-mail o messaggi può essere un modo efficace per risparmiare tempo, in quanto permette di comunicare in modo chiaro e conciso, evitando call infinite oppure fraintendimenti e confusioni che possono richiedere ulteriore tempo per essere risolti. Ove possibile, puoi utilizzare la funzione di risposta rapida per rispondere a messaggi frequenti in modo tempestivo, evitando di scrivere la stessa risposta più volte.

E quindi, quanto tempo dedicare a se stessi? Un consiglio prezioso: nella tua lista giornaliera di cose da fare, aggiungi una o due piccole attività che fai solo per te, per dare qualità alla tua giornata e, di conseguenza, alla tua vita.

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6) SFRUTTA I MOMENTI MORTI PER TROVARE TEMPO

I tempi morti sono quei momenti in cui ci si trova in attesa o inattivi, come ad esempio quando si aspetta l’arrivo di un appuntamento, si è in fila al supermercato o si è in attesa di un mezzo pubblico (chi è romano come me sa perfettamente di cosa parlo!).

Invece di sprecare questi momenti, giudicandoli come inutili e sbuffando in continuazione, si possono sfruttare per svolgere attività che richiedono poco sforzo mentale o fisico, ma che possono comunque portare risultati concreti. Ad esempio, si possono leggere e-mail, scrivere messaggi, leggere un libro, prendere appunti su un progetto o studiare un argomento di interesse. Ecco quindi come trovare il tempo per leggere quel libro che apriamo solo d’estate sotto l’ombrellone.

Inoltre, ci sono molte app e siti che possono aiutare a sfruttare i tempi morti, come app per l’apprendimento di una lingua straniera, per la meditazione, per ascoltare un video corso, per decidere cosa cucinare a cena, che possono essere utilizzate durante questi momenti.

7) INDIVIDUA I TUOI MOMENTI DI MASSIMA RESA

Ogni persona ha un orologio biologico diverso e alcuni momenti della giornata sono più adatti per svolgere compiti specifici. Ad esempio, se una persona si sente più energica al mattino, potrebbe decidere di dedicare quel momento alla risoluzione di problemi complessi o alla pianificazione del lavoro della giornata. D’altra parte, se una persona preferisce lavorare di notte, potrebbe concentrarsi su compiti creativi o di progettazione durante quelle ore.

Individuare i propri momenti di massima resa può aiutare a organizzare le attività in modo più efficiente, svolgendo le attività più importanti e impegnative durante i momenti di massima produttività. Per individuare il proprio momento di massima resa, è importante osservare attentamente il proprio corpo e la propria mente, facendo attenzione ai propri livelli di energia, sperimentando compiti diversi in orari diversi, e annotando le variazioni.

In questo modo, si può risparmiare tempo, evitando di girare attorno alle cose inutilmente, e migliorando la qualità del lavoro svolto.

8) NON PROCRASTINARE

La procrastinazione è uno dei nemici che ancora oggi ammetto di faticare a combattere e ci caschiamo un po’ tutti. Ecco tre suggerimenti pratici per smettere di procrastinare le attività da fare:

• Esci allo scoperto e dichiara a chi ti sta intorno la volontà di fare l’attività X entro la data Y. In questo modo farai una brutta figura se non avrai tenuto fede all’impegno.
• Per dieci giorni, decidi subito qualunque cosa, partendo dalle cose più banali, come decidere come vestirsi o cosa mangiare.
• Per le cose che proprio non ti vanno giù, quando la sera pianifichi la tua giornata successiva, prendi l’impegno di farne solo una il giorno dopo, ma come primissima cosa.

Applica questi piccoli suggerimenti e vedrai che riuscirai a trovare il tempo per svolgere anche piccole attività molto più gratificanti.

9) ABITUATI A PORTI LA DOMANDA MAGICA

Spesso, siamo talmente immersi nelle attività quotidiane che ci dimentichiamo di valutare se stiamo effettivamente utilizzando il nostro tempo nel modo migliore. Farsi periodicamente la domanda magica “in questo momento, sto facendo il miglior uso possibile del mio tempo?” può aiutare a focalizzarsi su ciò che è davvero importante e a evitare di perdere tempo in attività che non ci portano vantaggi concreti.

Ad esempio, se stai lavorando al tuo computer e ti accorgi che stai passando troppo tempo sui social media, chiediti se questo è il miglior uso possibile del tuo tempo in quel momento. Se la risposta è no, allora è il momento di concentrarsi su un’attività più produttiva. Allo stesso modo, se stai facendo una pausa e ti accorgi di stare guardando la TV per ore, chiediti se ciò sta veramente aiutando a rilassarti o se potresti impiegare quel tempo in modo più costruttivo.

Farsi questa domanda magica non solo aiuta a utilizzare il tempo in modo più efficace, ma può anche aiutare a valutare il proprio lavoro e ad identificare eventuali inefficienze o attività che potrebbero essere delegate ad altri. Ovviamente, non tutte le attività devono tendere all’efficienza assoluta: se stai facendo un aperitivo con la tua migliore amica e ciò ti sta aiutando a distrarti e a trascorrere un bel momento, va benissimo!

10) PIANIFICA LA MEZZ’ORA DEI PROBLEMI

I problemi sorgono senza preavviso e possono richiedere una quantità considerevole di tempo per essere risolti, causando disorganizzazione e rallentamenti nelle attività previste. Pianificare un’ora o una mezz’ora specifica ogni giorno per affrontare eventuali imprevisti, può aiutare a minimizzare questi rallentamenti e garantire che il resto delle attività programmate venga svolto senza intoppi.

Ad esempio, se sei un professionista impegnato in una serie di attività per tutta la giornata, potresti decidere di pianificare una mezz’ora ogni giorno per rispondere alle email o per affrontare eventuali problemi imprevisti. In questo modo, sei sicuro che non ci saranno interruzioni inattese e che riuscirai a trovare il tempo per portare a termine le attività previste.

Questo approccio può anche aiutare a mantenere un certo livello di controllo e a prevenire il panico in caso di emergenze. Inoltre, rende possibile trovare una soluzione a eventuali problemi in modo tempestivo e rapido, garantendo che l’attività principale non subisca ritardi o rallentamenti.

Tom DeMarco, uno dei pionieri della metodologia agile, che ha introdotto insieme a Timothy Lister nel loro libro “Peopleware: Productive Projects and Teams” pubblicato nel 1987, diceva una sacra verità:

“Perdere tempo in cose che non contano, toglie tempo a quelle che contano.”

Spero quindi che questi 10 consigli pratici ti aiutino a trovare più tempo da investire in attività per te importanti, come per me ad esempio quest’anno ha riacquisito priorità il viaggiare ed ho trovato un fedele compagno in questo zaino 40x20x25, perfetto anche come bagaglio a mano (così risparmio tempo anche in aeroporto!!)

HAI DAVVERO BISOGNO DI TROVARE IL TEMPO?

Dopo aver dato dei consigli pratici, che io stessa applico da anni, vorrei chiudere con una riflessione più intensa.

In questo mondo sempre più frenetico, tutti noi abbiamo in bocca la frase “non ho tempo”. Tuttavia, credo sia fondamentale regalarci un momento di sincera autoanalisi e di interrogarci su questa convinzione, chiedendoci se stiamo davvero facendo del nostro meglio per gestire il nostro tempo in modo efficace.

Spesso, l’affermazione “non ho tempo” può trasformarsi in una comoda scusa per evitare compiti impegnativi o per eludere responsabilità che potrebbero portarci fuori dalla nostra zona di comfort. È il momento di sfidare questa mentalità limitante e di riconoscere che il tempo è una risorsa preziosa che possiamo plasmare a nostro vantaggio. Trovare tempo non è solo una questione di agenda, ma anche di priorità e impegno personale.

Riflettiamo quindi su come possiamo rendere il tempo un alleato nella realizzazione dei nostri obiettivi, superando le barriere che spesso ci auto imponiamo. Diventiamo i veri custodi del nostro tempo, investendolo saggiamente e vedendo le possibilità che abbiamo messo fino ad ora sotto la polvere.

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Credit Immagine di Copertina: Motortion / Canva

Irene Aldieri

Sono l’ideatrice di CarrieraVincente.it

Nata con un amore smisurato per le parole, l’ho declinato in una Laurea in Giurisprudenza e in tanti anni di professione in ambito comunicazione, marketing e vendite.

Ho poi conosciuto Google, e non ce ne è stato più per nessuno ⭐

Se vuoi saperne di più su di me, trovi la mia storia in questa pagina.