Il metodo Getting Things Done (GTD), ideato da David Allen e reso celebre dal suo omonimo bestseller (la versione italiana è Detto, fatto) è uno dei sistemi di produttività più diffusi e apprezzati a livello globale.
In questo articolo vi spieghiamo nel dettaglio come funziona il metodo GTD in pratica, in modo da farvi valutare se adottarlo per organizzare la vostra agenda.
SIGNIFICATO DEL METODO GETTING THINGS DONE
Il suo principio fondamentale consiste nell’organizzare obiettivi, attività e persino le piccole incombenze quotidiane all’interno di un sistema strutturato, trasformandole in azioni concrete e gestibili una alla volta, in modo semplice e immediato.
Il sistema GTD si basa su cinque principi chiave che aiutano a liberare la mente dall’onere di ricordare ogni singolo compito, permettendole di concentrarsi sull’azione e sull’esecuzione, senza inutili distrazioni.
Questo metodo si rivela particolarmente utile nei momenti di sovraccarico, quando le troppe cose da fare rischiano di diventare schiaccianti e disorganizzate.
Vediamo ora nel dettaglio le cinque fasi principali del metodo Getting Things Done che in italiano si può tradurre con “portare a termine le cose”.
RACCOGLIERE
Il primo passaggio del metodo Getting Things Done si può definire “svuota mente“. In questa fase di raccolta informazioni segnate tutte le attività che avete in testa!
In questo modo, alleggerirete fin da subito il carico mentale che avete, evitando che qualcosa vi possa sfuggire.
Assicuratevi di avere un metodo semplice in questa prima fase di annotazione delle informazioni. Infatti non dovrete organizzarle o documentarle, ma semplicemente segnarle.
COME RACCOGLIERE LE INFORMAZIONI
Il modo più efficace per raccogliere e gestire tutte le attività da svolgere è affidarsi a un sistema digitale anziché a strumenti cartacei.
Le liste scritte a mano possono dare un senso di soddisfazione nel momento in cui si spuntano le attività completate, ma presentano anche diversi limiti:
- Non permettono di aggiornare facilmente le priorità.
- Non offrono promemoria automatici.
- Rischiano di diventare disordinate e difficili da consultare nel tempo.
Un sistema digitale, invece, consente di organizzare le attività in modo strutturato, categorizzandole, assegnando scadenze e impostando notifiche per evitare dimenticanze.
Inoltre, permette di avere sempre tutto a portata di mano, sia da desktop che da smartphone, eliminando il rischio di perdere informazioni importanti.
ESAMINARE
Una volta che tutte le informazioni sono raccolte, si passa al secondo step, il momento dell’elaborazione.
La prima domanda da porsi è: “Di cosa si tratta?”
Potrebbe sembrare una domanda banale, ma in realtà non lo è affatto. Nel vostro file di idee che avete compilato precedentemente potete raccogliere qualsiasi tipo di input: email, idee, documenti, richieste, compiti urgenti o informazioni da valutare.
Inoltre, a seconda della vostra professione, la natura di questi contenuti può variare notevolmente. Tuttavia, indipendentemente da cosa avete davanti, una volta compreso di cosa si tratta, la decisione successiva è capire se dovete occuparvene subito o meno.
DOBBIAMO OCCUPARCENE SUBITO NEL METODO GETTING THINGS DONE?
Dovete occuparvi subito di quella attività?
Se la risposta è no avete tre opzioni:
- Cestinare, se il contenuto non è rilevante o utile, eliminatelo senza esitazione. Accumulare informazioni inutili crea solo disordine mentale e operativo.
- Rimandare, se non è il momento giusto per occuparvene, inseritelo in una lista ben organizzata, indicando chiaramente quando lo riprenderete in mano. Una scadenza precisa vi aiuterà a non dimenticarlo.
- Archiviare, se l’informazione potrebbe servirvi in futuro, salvatela in un sistema ben strutturato, in modo da poterla recuperare rapidamente quando ne avrete bisogno.
Se la risposta è sì:
- Se ci vogliono meno di due minuti per completarla, suggerisco un’altra regola molto famosa. Cosa sostiene la regola dei due minuti di David Allen? Se un’attività richiede meno di due minuti per essere completata, va fatta subito invece di essere rimandata o aggiunta a una lista di cose da fare.
- Se ci vuole più tempo, vediamo a questo punto le altre fasi del metodo Getting Things Done.
ORGANIZZARE PER CATEGORIE E PRIORITÀ
Questa terza fase è essenziale per ottenere chiarezza e non rischiare di lavorare in modo meccanico, eseguendo compiti senza una visione d’insieme.
Le attività presenti nei vostri “contenitori digitali” non sono elementi isolati, ma spesso si intrecciano tra loro e, soprattutto, sono collegate a uno o più obiettivi specifici.
Questo processo di analisi non solo vi aiuterà ad avere una panoramica più strutturata, ma vi consentirà anche di stabilire quali attività debbano avere la priorità rispetto alle altre.
A questo punto, dovreste trovarvi di fronte a un sistema organizzato che può assumere la forma di liste, mappe concettuali o qualsiasi altro strumento visivo che mostri chiaramente:
- Gli obiettivi da raggiungere.
- Le attività necessarie per farlo.
- L’ordine di priorità delle attività e il loro legame logico.
MI DEVO OCCUPARE DI TUTTO IO NEL METODO GETTING THINGS DONE?
Un ulteriore passo fondamentale è valutare chi deve occuparsi di ogni attività. Dovete chiedervi: “Devo essere io a svolgere tutto o posso delegare alcune parti del lavoro?”
Se individuate compiti delegabili o che possono essere posticipati, annotate chiaramente a chi affidarli e le relative scadenze per monitorarne l’avanzamento.
Mentre elabori le informazioni, è altrettanto cruciale organizzarle.
Immagina i progetti come delle cartelle virtuali in cui archiviare informazioni rilevanti e correlate tra loro. Organizzando e spostando le attività nelle rispettive aree, non solo state creando un sistema più ordinato, ma anche trasformando le note o le idee vaghe in azioni concrete da eseguire.
Questo processo di organizzazione permette di avere una visione chiara e sistematica delle attività da svolgere, facilitando la gestione del lavoro e riducendo il rischio di dimenticare dettagli importanti. Con ogni cosa al suo posto, il lavoro diventa più fluido e strutturato, e vi permette di concentrarvi sugli obiettivi con maggiore efficacia.
REVISIONARE
Con il Metodo Getting Things Done è necessario rivedere frequentemente le attività e ridefinire le priorità, se necessario. Può infatti accadere che le attività nuove abbiano livelli di urgenza maggiori rispetto alle attività vecchie e sarà quindi necessario apportare delle modifiche ai vostri processi.
Quando fare le revisioni? Il consiglio è quello di trovare un momento per fare questa attività due volte al giorno, all’inizio e alla fine di ogni giornata. Fate in modo che diventi un’abitudine del mattino, poi ripetete il passaggio alla fine della giornata in modo da essere più organizzati l’indomani. In questo modo, affronterete ogni giorno a mente lucida, senza sentire il bisogno di controllare la vostra lista di cose da fare e riorganizzare il vostro calendario giornaliero.
Infine, una volta a settimana, riflettetete in maniera più approfondita sulle attività che avete portato a termine negli ultimi giorni e su quelle in programma per la settimana a venire. Assicuratevi che nessuna venga tralasciata e, se necessario, assegnate le priorità per mettervi subito al lavoro senza perdere tempo all’inizio di ogni lunedì.
FARE
Nel metodo Getting Things Done, questa ultima fase è quella in cui potete finalmente dedicarvi al lavoro vero e proprio. Dopo aver liberato la mente e organizzato tutte le attività, l’ultimo passo è quello di portarle a termine.
Non esistono regole rigide: il bello del metodo GTD è che puoi adattarlo alle tue esigenze e combinarlo con altre tecniche di gestione del tempo, per ottimizzare la produttività.
Per decidere su quale attività concentrarvi, dovete valutare:
- Quali sono le attività più urgenti e importanti? Cosa dovete assolutamente completare oggi? Focalizzarvi sulle attività con priorità alta vi aiuterà a non rimandare ciò che è essenziale, garantendo che i compiti urgenti vengano svolti senza ritardi.
- Quali attività posso accorpare?. Il nostro cervello non è progettato per il multitasking, ma possiamo svolgere più facilmente attività simili in parallelo. Questo è il principio che sta alla base del time blocking. Ad esempio, lavorare a tutte le grafiche della settimana per i vostri social in un blocco di tempo specifico è più efficiente che alternare continuamente tra grafiche, newsletter, telefonate. Focalizzarsi su compiti simili nello stesso periodo vi aiuterà a mantenere alta la concentrazione e a completare più velocemente il lavoro.
- Quanto tempo avete in questo momento? È importante selezionare attività che si possano completare nel tempo che avete a disposizione, in modo da non lasciare compiti incompleti o perdere slancio. Pianificate le attività in base alla loro durata, cercando di sfruttare al meglio il vostro tempo.
- Come vi sentite in questo momento? Considerate non solo la vostra capacità teorica di affrontare un compito, ma anche la vostra energia reale. Se siete stanchi o poco motivati, forzarvi girare un video che richiede una certa energia potrebbe portarti a impiegare più tempo del necessario. In questi casi, dedicate del tempo a una attività meno impegnativa, per ricaricare le energie e riprendere a lavorare quando sarete pronti.
IL METODO GETTING THINGS DONE IN PRATICA: PDF PER AGENDA
Il metodo Getting Things Done (GTD) è un sistema flessibile e pratico per organizzare le attività quotidiane, perché aiuta a ridurre lo stress e migliorare la produttività. Grazie a questo approccio, non dovrete più fare affidamento sulla memoria per ricordare ogni impegno, ma anzi riuscirete a liberare spazio mentale per concentrarvi su ciò che conta davvero.
Inoltre, avere un’unica fonte di riferimento per tutte le attività vi permetterà di gestire meglio le priorità e adattarvi rapidamente a cambiamenti e imprevisti, che sono sempre dietro l’angolo.
Tuttavia, adottare GTD richiede un po’ di tempo iniziale per impostare il sistema e, data la sua natura flessibile, potrebbe non essere l’ideale per chi preferisce una pianificazione serrata.
Per questo, può essere utile affiancare tecniche di gestione del tempo più strutturate.
Per aiutarvi a mettere subito in pratica il metodo, abbiamo preparato un PDF GRATUITO con la lista svuota mente, perfetto da stampare e inserire nella vostra agenda.
Vi permetterà di liberare la mente e organizzare meglio le tue attività > SCARICA IL PDF QUI
POTREBBE INTERESSARTI ANCHE:
- Bornout: Rimedi per la sindrome da esaurimento professionale.
- Energia: Ritrova la tua energia grazie ai numeri.
- Smettere di procrastinare: 10 suggerimenti contro la “Rimandite”.
- Come concentrarsi: strategie efficaci per essere produttivi.
Credit Immagine di Copertina: Towfiqu Barbhuiya / Pexel
Ho trasformato le mie passioni per l’interior designer e i viaggi in un lavoro, ma in un modo particolare! Supporto professionisti in questi settori nelle loro attività come Digital Assistant e Pinterest Strategist. Sono la loro right hand nelle task giornaliere!
Ho un blog di viaggi, per passione per ora, ma che spero diventi un vero e proprio lavoro oltre ad essere di ispirazione ad altre viaggiatrici over 40! Su Carriera Vincente scrivo dei miei hobby e delle mie competenze in ottica SEO, con un occhio sempre rivolto al mondo del lavoro!