In un mondo che ogni giorno affronta sfide sempre più complesse e diverse, il problem solving è una capacità sempre più richiesta, sia nella vita che nel lavoro.
In questo articolo vedremo nel dettaglio strumenti, metodologie e abilità necessarie per padroneggiare al meglio l’arte di risoluzione dei problemi.
PROBLEM SOLVING: SIGNIFICATO
La definizione letterale di problem solving è “risoluzione di problemi” ma il vero significato del problem solving va oltre il semplice superamento di un ostacolo o di una sfida. Si tratta di un’abilità che ci permette di identificare un problema, analizzarne le cause, generare opzioni di soluzione e selezionare la migliore tra queste.
Tutti noi sperimentiamo il problem solving nella vita quotidiana, dovendo costantemente affrontare problemi di varia natura. La differenza è che ogni persona ha il proprio modo di gestirli. Alcuni di noi sono più reattivi e pronti ad agire istantaneamente, mentre altri sono più riflessivi. Ci sono persone che sanno ingegnarsi e trovare soluzioni creative e fuori dagli schemi, mentre altre sono più analitiche e razionali e scelgono binari prestabiliti.
Vediamo quali solo le varie metodologie tra cui scegliere per la risoluzione dei problemi.
10 STRUMENTI DI PROBLEM SOLVING
Se ormai il problem solving non può più essere relegato ad un talento che qualcuno ha e qualcuno no, ecco una panoramica di 10 strumenti che possono aiutare nella risoluzione di un problema. Ti consiglio di approfondire quei due o tre che senti più vicini alla tua modalità di pensiero o più idonei al caso specifico che sei chiamato ad affrontare.
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Devi rispondere a domande fondamentali, come Who (Chi), What (Cosa), When (Quando), Where (Dove), Why (Perché), How (Come) e How much (Quanto). Aiuta a identificare i dettagli essenziali del problema e a ottenere una visione chiara della situazione.
ANALISI DI ISHIKAWA
Permette di analizzare e comprendere le relazioni di causa-effetto di un problema o di un fenomeno. Bisogna coinvolgere un gruppo di persone pratiche dell’argomento, le quali dovranno esprimere liberamente le proprie ipotesi e opinioni al fine di individuare la causa a monte del problema. La costruzione del diagramma inizia con l’identificazione chiara del problema al centro e si procede aggiungendo gradualmente le diverse categorie di cause che potrebbero contribuire all’effetto indesiderato. L’analisi delle correlazioni tra le cause aiuta a individuare le soluzioni più efficaci e appropriate. Infine, si valutano gli effetti delle decisioni prese per risolvere il problema.
MAPPE MENTALI
Rappresenta graficamente le idee e le connessioni associate a un problema. Partendo da un’idea centrale, si creano rami e sottorami che rappresentano le associazioni e le possibili soluzioni. Molto utile per avere una visione d’insieme della situazione.
BRAINSTORMING
Un gruppo, solitamente un team di lavoro, si riunisce per condividere liberamente le proprie idee e suggerimenti, senza nessun tipo di pregiudizio o critica. Ogni suggerimento va analizzato con cura, anche se in prima battuta assurdo! Questa tecnica promuove la creatività e può favorire la nascita di soluzioni originali.
TECNICA DEI SEI CAPPELLI
La tecnica dei Sei Cappelli di Edward de Bono, prevede l’utilizzo di sei “cappelli” metaforici, ognuno dei quali rappresenta un diverso modo approcciare il problema. Si devono metaforicamente indossare uno dopo l’altro tutti e sei i cappelli e ragionare dando priorità all’aspetto indicato dal colore: bianco (fatti e informazioni), rosso (emozioni e intuizioni), nero (aspetti negativi e criticità), giallo (benefici e vantaggi), verde (creatività e nuove idee) e blu (organizzazione e gestione del processo). Dopo aver analizzato tutti questi punti di vista, si può giungere alla soluzione migliore.
ANALISI DI PARETO
La regola del 80/20 di Pareto suggerisce che l’80% degli effetti è causato dal 20% delle cause. L’analisi di Pareto consente di individuare e concentrarsi sulle cause più significative per ottenere un impatto significativo sulla risoluzione del problema.
MATRICE DI DECISIONE
Fornisce una struttura per valutare e confrontare diverse opzioni in base a criteri specifici. Si crea una tabella in cui le opzioni sono elencate verticalmente e i criteri di valutazione sono elencati orizzontalmente. Attraverso l’assegnazione di pesi o punteggi, la matrice di decisione aiuta a prendere decisioni informate e a selezionare la migliore opzione.
ANALISI SWOT
Valuta i punti di forza (Strengths), le debolezze (Weaknesses), le opportunità (Opportunities) e le minacce (Threats) di una situazione. L’obiettivo è identificare gli aspetti interni ed esterni che influenzano il problema e formulare strategie mirate alla sua risoluzione.
LISCA
È un acronimo che sta per Lista, Identifica, Scegli, Crea, Agisci. Questo approccio fornisce una guida strutturata per affrontare un problema. Innanzitutto, si crea una lista di tutti gli aspetti e le componenti del problema. Successivamente, si identificano le cause principali e gli effetti. Dopo aver compreso appieno la situazione, si scelgono le opzioni possibili per risolvere il problema. Quindi, si crea un piano d’azione dettagliato e si agisce di conseguenza.
DIAGRAMMA DI GANTT
È uno strumento di gestione del progetto che può essere utilizzato anche per il problem solving. Questo diagramma visualizza le attività necessarie per risolvere un problema e mostra il loro ordine temporale. Ogni attività è rappresentata da una barra orizzontale sulla linea temporale, indicando la sua durata e le dipendenze tra le diverse attività. Questa tecnica aiuta a pianificare e monitorare l’avanzamento nella risoluzione del problema, garantendo una gestione efficace del tempo e delle risorse.
PROBLEM SOLVING: METODOLOGIA
La metodologia per il processo di risoluzione di problemi non è univoca. Vediamo le opzioni principali, in modo da trovare quella più adatta a noi e al nostro caso specifico:
APS
Applied Problem Solving: è un sistema pratico di problem solving che può essere adattato a diverse situazioni reali. Questa metodologia prevede un’analisi approfondita del contesto e dell’ambiente circostante. Gli individui raccolgono dati, informazioni ed evidenze per ricostruire i fatti e definire il problema in modo preciso. Successivamente, si individuano le cause del problema fino ad arrivare alla causa principale e si studiano le possibili soluzioni. Si seleziona l’alternativa ritenuta più efficace in termini di rapporto rischi-benefici e si valutano i risultati ottenuti.
DMAIC
Define, Measure, Analyze, Improve, Control: è una metodologia di problem solving strutturata utilizzata per migliorare l’efficienza dei processi. Questo approccio prevede cinque fasi distintive:
- Si inizia definendo chiaramente il problema e stabilendo gli obiettivi da raggiungere.
- Si misurano i parametri chiave del processo per valutarne l’efficacia.
- Nell’analisi, si esaminano i dati raccolti per identificare le cause principali del problema.
- Nella fase di miglioramento, si progettano e si implementano soluzioni per ottimizzare il processo.
- Nella fase di controllo, si monitorano costantemente i risultati per garantire che il processo rimanga in linea con gli obiettivi prefissati.
FMECA
Failure Modes, Effects, and Criticality Analysis: è una metodologia utilizzata principalmente nell’ambito industriale per la gestione dei guasti e la manutenzione di macchine e impianti complessi.
Questo processo consiste nell’analizzare e valutare i modi in cui un sistema o un componente può fallire (failure modes), gli effetti di tali guasti (effects) e la loro criticità (criticality).
L’obiettivo è identificare le cause dei guasti e le conseguenze che potrebbero derivarne, in modo da sviluppare strategie per prevenirli o mitigarne gli effetti negativi.
PDCA
Plan-Do-Check-Act) noto anche come Ciclo di Deming, è un metodo strutturato per il miglioramento continuo dei processi. Questa metodologia si basa su quattro fasi:
- Nella fase di pianificazione (Plan), si stabiliscono gli obiettivi e si pianificano le attività necessarie per raggiungerli.
- Nella fase di esecuzione (Do), si mettono in atto le azioni pianificate.
- Nella fase di verifica (Check), si valutano i risultati ottenuti e si confrontano con gli obiettivi prefissati.
- Nella fase di azione correttiva (Act), si apportano modifiche e miglioramenti in base all’analisi dei risultati.
Questo ciclo si replica in maniera ripetuta per raggiungere un miglioramento continuo.
FARE
Focalizzare, Analizzare, Risolvere, Eseguire è la metodologia di problem solving più diffusa e si articola in quattro fasi:
- Si inizia focalizzandosi sul problema, definendolo in modo chiaro e preciso.
- Si procede poi all’analisi approfondita delle cause e degli elementi che contribuiscono al problema.
- Si sviluppano e si valutano diverse soluzioni per risolvere il problema.
- Si esegue la soluzione scelta, mettendo in atto le azioni necessarie per risolvere il problema identificato.
PROBLEM SOLVING: 10 SKILLS A SUPPORTO
Questa competenza sarà sempre più richiesta perchè in realtà non si tratta di un’unica skill, ma si nutre di un ampio ventaglio di skills a supporto, tra cui:
1) Pensiero critico: saper valutare in modo oggettivo le informazioni, analizzare in modo approfondito i problemi e prendere decisioni razionali basate su prove solide.
2) Creatività: saper pensare in modo innovativo, generare nuove idee e approcci originali nella risoluzione dei problemi.
3) Comunicazione efficace nell’esprimere chiaramente le proprie idee.
4) Lavorare in gruppo, condividendo idee, risorse e responsabilità per trovare soluzioni condivise e raggiungere obiettivi comuni.
5) Gestione del tempo efficace, stabilendo le priorità, pianificando le attività e rispettando le scadenze per garantire una ottimale gestione dei problemi e delle attività correlate.
6) Flessibilità, specialmente mentale, nel cercare soluzioni alternative e abbracciare l’incertezza nel processo di problem solving.
7) Pensiero sistemico nel comprendere e considerare i problemi all’interno di un contesto più ampio, identificando le interconnessioni e le relazioni tra i diversi elementi per individuare soluzioni globali ed evitare soluzioni a breve termine. Questa abilità è talmente importante che rientra tra le quattro capacità di leadership da sviluppare per chi vuole lavorare in questo senso.
8) Leadership nell’ assumere un ruolo guida durante il processo, ispirando e motivando gli altri, coordinando le attività, facilitando la collaborazione e mostrandosi tutte le caratteristiche di un leader di successo.
9) Ascolto attivo: tra tutti i tipi di ascolto è l’unico in cui si presta attenzione in modo completo e consapevole a ciò che viene comunicato da un’altra persona. Nel problem solving, l’ascolto attivo consente di comprendere appieno le esigenze, le prospettive e le idee degli altri.
10) Curiosità nell’esplorare, scoprire e imparare nuove cose. Nel problem solving spinge a porre domande, a esplorare diverse prospettive e ad andare oltre le soluzioni convenzionali.
IL PROBLEM SOLVING NEL FUTURO DEL LAVORO
Così come nella vita personale, anche nel contesto lavorativo, i problemi sono sempre stati presenti, ma negli ultimi anni, la competenza del problem solving è diventata ancora più cruciale. Basti pensare che il problem solving rientra tra le 10 soft skills del futuro, secondo quanto affermato dal “The Future of Jobs Report” del 2020
Il mondo è diventato incredibilmente complesso, immerso in una trasformazione digitale e in un’epoca di cambiamenti tumultuosi. Specialmente nel mondo post pandemico, la capacità di problem solving diventa essenziale non solo per affrontare le sfide attuali, ma anche per “riprogrammare” i nostri piani futuri.
Sarà capitato a chiunque almeno di ascoltare la vicenda di un responsabile costretto ad affrontare una riduzione dei costi. Piuttosto che intervenire a gamba tesa con tagli al personale, può sfruttare il problem solving per analizzare i processi, identificare le inefficienze, sviluppare strategie. Il tutto proprio coinvolgendo quel personale che, altrimenti, rischierebbe il posto di lavoro.
Dovremo quindi sempre più essere in grado di adattarci, trovare soluzioni innovative e affrontare con sicurezza le difficoltà che si presenteranno lungo il percorso.
UN INSOLITO PUNTO DI VISTA
Nella tua data di nascita leggi un 12? Ad esempio sei nato il 12 marzo oppure un qualunque giorno del mese di Dicembre (12° mese dell’anno)?
Allora ti consiglio di leggere questo originale approfondimento, contenuto nella nostra rubrica Numerologia e Lavoro, sul 12, l’Archetipo del Problem Solving.
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Sono l’ideatrice di CarrieraVincente.it
Nata con un amore smisurato per le parole, l’ho declinato in una Laurea in Giurisprudenza e in tanti anni di professione in ambito comunicazione, marketing e vendite.
Ho poi conosciuto Google, e non ce ne è stato più per nessuno ⭐
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