Onboarding Aziendale: esempi, fasi e best practice

L’onboarding aziendale è una fase fondamentale quando viene inserita una nuova risorsa in organico.

Un programma di onboarding ben strutturato permette infatti di accogliere al meglio sotto tutti i punti di vista i nuovi dipendenti, fornendo loro risorse, informazioni e competenze necessarie per iniziare col piede giusto il loro percorso lavorativo.

In questo articolo vediamo nel dettaglio di cosa si tratta, come strutturare un piano vincente e diamo degli esempi e delle best practice per renderlo davvero efficace.

COS’È L’ONBOARDING AZIENDALE? 

Cosa vuol dire in inglese onboarding? La traduzione letterale di onboarding è “salire a bordo”. Ma cosa significa onboarding realmente nel contesto aziendale? Il suo significato è quello di “integrazione aziendale” o “accoglienza dei nuovi dipendenti“.

È un momento cruciale che consente ai nuovi arrivati di familiarizzare con l’azienda. Il nuovo dipendente acquisisce così familiarità con il suo ruolo e le sue responsabilità, con le procedure interne e le politiche aziendali. Viene inoltre in contatto con il team, aumentando il senso di appartenenza, la fiducia e la motivazione verso il nuovo ambiente lavorativo.

Investire su un impattante onboarding aziendale ti aiuterà a farti percepire da subito come un vero leader, piuttosto che come un capo.

ONBOARDING AZIENDALE: UN PO’ DI NUMERI

Per comprendere l’importanza dell’onboarding aziendale, riportiamo dei dati significativi. Secondo le più importanti statistiche per il 2023:

• Solo il 32% delle aziende ha un programma di onboarding formalizzato.
• Il 55% delle aziende ha dichiarato che l’onboarding rappresentava la loro principale sfida nel lavoro a distanza.
• Secondo uno studio di Glassdoor, le organizzazioni con un solido processo di onboarding migliorano la trattenuta dei nuovi assunti dell’82%.
• Un sondaggio condotto da TeamStage ha rilevato che solo il 12% dei dipendenti ritiene che la propria organizzazione offra un buon programma di onboarding.
• Secondo Forbes, le aziende senza un programma di onboarding hanno sperimentato un turnover superiore del 50%.
• Le aziende con un programma strutturato di onboarding hanno sperimentato un aumento del 54% nella produttività dei dipendenti.
• Secondo un rapporto di LinkedIn, il 53% dei nuovi assunti ha dichiarato che stabilire aspettative e obiettivi chiari durante l’onboarding è stato il fattore più importante per il loro successo.

Risulta quindi evidente che ancora poche aziende hanno un programma di onboarding proceduralizzato, nonostante i benefici in termini di retention e produttività.

DIFFERENZE CON FORMAZIONE E ORIENTAMENTO

I concetti di onboarding, formazione e orientamento sono strettamente correlati, ma hanno sfumature e obiettivi leggermente diversi. Ecco le differenze principali:

1) Onboarding: è un processo più ampio che comprende sia l’orientamento che la formazione. Si concentra sull’integrazione dei nuovi dipendenti all’interno dell’organizzazione, fornendo loro le risorse, le informazioni e le competenze necessarie per iniziare il loro percorso lavorativo in modo efficace. L’obiettivo è quello di creare un ambiente accogliente e di supporto, facilitando una transizione fluida e positiva per i nuovi dipendenti.

2) Formazione: è un aspetto specifico dell’onboarding e si riferisce all’acquisizione di competenze, conoscenze e abilità tecniche specifiche per svolgere un determinato ruolo o compito. Il training on the job può includere corsi, workshop, sessioni di apprendimento online e individuali. L’obiettivo è quello di fornire ai nuovi dipendenti le competenze necessarie per svolgere efficacemente le loro mansioni.

3) Orientamento: è una componente dell’onboarding e si concentra sull’introduzione dei nuovi dipendenti all’azienda, alla sua cultura, alle politiche, alle procedure e alle norme interne.
L’orientamento può includere presentazioni aziendali, tour dell’ufficio, introduzione ai colleghi e ai responsabili, nonché la condivisione di informazioni chiave sull’organizzazione.
L’obiettivo quello di fornire ai nuovi dipendenti una comprensione approfondita dell’azienda in cui lavorano, in modo che da farli sentire fin da subito parte integrante del team.

COME STRUTTURARE L’ONBOARDING?

Come si fa un onboarding? Il processo va adattato in base alla dimensione dell’azienda e al ruolo del nuovo assunto. Generalmente possiamo individuare quattro fase principali:

1. Fase preparatoria: prima che il nuovo dipendente inizi a lavorare, è fondamentale preparare tutta la documentazione necessaria per il suo ingresso nell’azienda. Ad esempio: la raccolta di informazioni personali, i documenti di assunzione, la compilazione dei moduli amministrativi, la configurazione dei sistemi informatici. Una preparazione accurata garantisce un avvio senza intoppi e darà fin da subito al nuovo arrivato l’impressione di trovarsi in una realtà efficiente.
2. Fase di accoglienza: il neoassunto viene accolto in modo personalizzato, tenendo conto del suo ruolo, del suo carattere e delle sue esperienze lavorative. Un’accoglienza adeguata comprende la presentazione del team, la presentazione dell’azienda, la comunicazione delle aspettative e dei valori fondamentali, nonché l’assegnazione di un mentore o di un collega di supporto.
3. Fase di socializzazione: vengono create opportunità per interazioni informali, come pranzi o attività di team building, al fine di facilitare le relazioni e la collaborazione tra i membri del team e far sentire il nuovo dipendente fin da subito parte della squadra.
4. Fase propositiva: questa fase non si esaurisce in pochi giorni. I responsabili seguono attentamente il percorso lavorativo del neoassunto durante il suo inserimento. Monitorano i risultati raggiunti, valutano l’andamento del processo di onboarding e forniscono supporto e orientamento quando necessario. Questa fase è la più delicata e permette di rilevare eventuali difficoltà o sfide che possono emergere e di adottare azioni correttive per garantire un successo a lungo termine del nuovo dipendente ed evitare che voglia abbandonare il lavoro.

BEST PRACTICE PER UN ONBOARDING PROCESS EFFICACE

Ecco alcune best practice da inserire all’interno del tuo onboarding plan. Ricorda sempre di personalizzare il tutto in base all’azienda e al neo assunto:

• Presentazione introduttiva sull’azienda: la sua storia, la missione, i valori, per dare una panoramica completa dell’organizzazione.
• Tour guidato dell’ufficio, per familiarizzare con l’ambiente di lavoro, i reparti e le risorse disponibili.
• Incontri individuali con colleghi chiave, responsabili e membri del team per facilitare le presentazioni personali e per fornire ai nuovi dipendenti l’opportunità di conoscere meglio le persone con cui lavoreranno.
• Assegnare un mentore o un collega più esperto, per dare fin da subito un punto di riferimento e non rischiare sindromi da abbandono.
• Coinvolgere e responsabilizzare i colleghi, anche di altri reparti, nell’accogliere il nuovo arrivato e farlo sentire subito a proprio agio.
• Offrire un percorso di formazione strutturato che includa sia la formazione generale sull’azienda, come processi e procedure, sia la formazione specifica sul ruolo.
• Organizzare eventi sociali informali, come pranzi, cene o attività di team building, per creare da subito un clima accogliente.
• Programmare incontri regolari di follow-up con i nuovi dipendenti per valutare il loro progresso, fornire feedback e rispondere a eventuali domande o preoccupazioni.

📩 Iscriviti a Polaris, la Newsletter gratuita con tutte le dritte per una Carriera Vincente

ONBOARDING DIGITALE

Nell’era del remote work e della tecnologia, possiamo farci aiutare da numerosi strumenti per facilitare il processo di onboarding. Ad esempio:

• Software di gestione dell’onboarding: consentono di automatizzare il processo, facilitando la gestione delle attività, la raccolta di documentazione e la comunicazione con i nuovi dipendenti. Offrono spazi centralizzati per accedere alle risorse, monitorare i progressi e fornire feedback.
• Portali self-service per i dipendenti: offrono l’accesso a una vasta gamma di informazioni e risorse, come manuali aziendali, politiche, procedure, documentazione amministrativa, video tutorial, contatti chiave e altro ancora. I dipendenti possono accedere a queste risorse in autonomia, facilitando il processo di apprendimento ed orientamento.
• Video tutorial e materiale multimediale che spiegano le procedure, dimostrano l’utilizzo dei software interni, forniscono una panoramica dell’azienda. Non solo l’approccio visivo e multimediale può migliorare l’assimilazione delle informazioni, ma necessita anche di meno tempo da parte del personale che dovrebbe condividere queste nozioni.
• App aziendali: possono fornire un modo accessibile e pratico per i nuovi dipendenti, come chat interne, calendari aziendali, notifiche, accesso a documenti e formazione in mobilità.

ONBOARDING AZIENDALE ESEMPI ORIGINALI

Dopo aver visto dei consigli strutturati, diamo anche qualche idea per rendere l’onboarding anche leggero e gradevole. Riteniamo infatti che creare fin da subito un clima di distensione possa incidere notevolmente sulla produttività del nuovo arrivato. Ecco alcuni esempi di piccoli dettagli da inserire in un onboarding un po’ diverso dal solito:

• Creare un video, magari con saluti da parte dei colleghi, riprese della postazione del nuovo arrivato, immagini di eventi passati. Il tono deve essere leggero e accogliente.
• Caccia al tesoro, per far scoprire i vari uffici e iniziare a familiarizzare con i ruoli. Ad esempio: “il prossimo indizio sta nella scrivania di chi ti prepara la busta paga”, suonerà piacevole fin da subito.
• Organizzare il primo giorno un piccolo rinfresco a ora di pranzo, curando che sia ricco e nutriente. Senza dimenticare il prosecco per un brindisi. Le persone se mangiano bene ragionano meglio e, se hanno anche brindato, sono più simpatiche!
• Far trovare sulla scrivania un regalo, come ad esempio una box piena di oggetti utili, che potrebbe essere anche la chiavetta con 10 euro dentro per il caffè alle macchinette.
• Creare una bacheca di benvenuto, con foto e messaggi dei colleghi, magari con consigli ironici. Ad esempio: “a mensa sono ottime le polpette!”.

QUANTO DURA UN ONBOARDING?

La durata di un processo di onboarding aziendale può variare in base all’azienda, al ruolo e alle esigenze specifiche. C’è chi sostiene che possa durare fino a 12 mesi; noi consideriamo tre mesi un tempo medio e ragionevole, che possiamo suddividere in queste tre macro fasi:

• Mese 1: questa fase si concentra sulle attività di accoglienza, orientamento e apprendimento. I nuovi assunti imparano a conoscere gli strumenti e i progetti e a fissare piccoli obiettivi.
• Mese 2: questa fase si concentra maggiormente sull’attività specifica del ruolo e riduce la formazione. Si assegnano ai dipendenti responsabilità maggiori e si migliora la collaborazione tra loro e i vecchi dipendenti.
• Mese 3: da questo momento in poi, i dipendenti godono di una sempre maggiore indipendenza nell’affrontare i loro compiti. Vanno resi responsabili del loro lavoro e incoraggiati a portare a termine i progetti, con una guida sempre presente ma maggiormente silente.

ALTRE GUIDE SULLA GESTIONE DI TEAM:

• Conto corrente emozionale: come tenerlo in attivo con i collaboratori.
• Effetto Pigmalione: come renderlo potente sul lavoro.
• Porcospino di Schopenhauer: la favola che insegna l’equilibrio nelle relazioni con il team.
• Cornice d’Accordo: stabilisci le Regole del Gioco.

RESTIAMO IN CONTATTO

📩 Iscriviti a Polaris, la Newsletter gratuita con tutte le dritte per una Carriera Vincente

💎 Vuoi essere tra i primi a leggere i nostri articoli? Unisciti al Canale Telegram

🤳 Sei social addicted? Seguimi su Instagram

Irene Aldieri

Sono l’ideatrice di CarrieraVincente.it

Nata con un amore smisurato per le parole, l’ho declinato in una Laurea in Giurisprudenza e in tanti anni di professione in ambito comunicazione, marketing e vendite.

Ho poi conosciuto Google, e non ce ne è stato più per nessuno ⭐

Se vuoi saperne di più su di me, trovi la mia storia in questa pagina.