“Sii disponibile, non a disposizione…. sii disponibile, non a disposizione….”
Quante volte ci siamo ripetuti come un mantra questa frase, specialmente quando ci siamo imbattuti con il cliente inopportuno di turno, che magari ci chiama durante il pranzo di Natale?
In questo articolo chiariamo la differenza tra l’essere disponibile e l’essere a disposizione, e forniamo alcuni suggerimenti pratici che possono aiutarci a sopravvivere in questa giungla di ASAP, fatta di clienti… e non solo 😉
DIFFERENZA TRA ESSERE DISPONIBILE E ESSERE A DISPOSIZIONE
Per capire a fondo cosa intendo con il mantra “sii disponibile non a disposizione”, chiariamo subito la differenza tra l’essere disponibile e l’essere a disposizione.
Che significa essere “disponibili”? Significa essere aperti e pronti a interagire in modo proattivo con i clienti, colleghi o partner commerciali. Implica una predisposizione a rispondere alle esigenze, alle domande e alle richieste degli altri in modo tempestivo, cordiale ed efficiente.
Cosa vuol dire essere “a disposizione”? Al contrario, comporta il rischio di mettere a repentaglio il proprio benessere, sia personale che professionale. Personalmente lo associo addirittura al concetto di sottomissione. Negli individui che hanno la tendenza a fare da crocerossina o a farsi vincere dal senso di colpa, questo atteggiamento può portare a sfinimento, stress e frustrazione. Inoltre, mostrandoci estremamente remissivi, a mio avviso viene minata la nostra stessa autorevolezza. Insomma, non so se si è capito ma questo concetto non mi piace proprio😅
Il punto chiave è che disponibilità non significa essere disponibili 24 ore al giorno, 7 giorni su 7, ma piuttosto adottare un approccio equilibrato che tenga conto sia delle esigenze professionali che di quelle personali, anche di chi ci sta vicino. Ho molto nelle orecchie una frase che circolava nella mia famiglia quando qualcuno rispondeva alle telefonate dei clienti letteralmente ad ogni ora del giorno e della notte “Ma non sei mica un cardiochirurgo!“.
L’IMPATTO DEI SOCIAL E DELLA TECNOLOGIA
L’avvento dei social media, delle app di messaggistica istantanea come WhatsApp e delle comunicazioni via email ci hanno resi sempre più connessi e interconnessi, abbattendo barriere e distanze anche con i nostri clienti.
Se questo può rendere più veloci le comunicazioni e snellire molti processi (pensiamo al: “vado in copisteria e ti invio il fax” modalità anni ’90), questa modalità ha anche portato a un’aspettativa di disponibilità immediata, spingendoci a essere costantemente “a disposizione” piuttosto che “disponibili”.
Prima, mi arrabbiavo se un cliente (magari inseguito per tutta la settimana) mi contattava di domenica, con la pretesa di ricevere risposta perché mi vedeva “online” e quindi non mi sentivo neanche libera di scrivere a mio fratello. Qui sta la chiave: “non mi sentivo” significa che era una mia percezione.
Ho quindi rimodulato la mia reazione pensando che fosse mia responsabilità mettere in atto degli accorgimenti pratici che mi rendessero meno “al servizio” delle esigenze degli altri. D’altra parte e guardando il punto di vista dell’altro, è anche giusto che chi soffre di insonnia possa scrivermi alle 3 di notte, o che chi lavora su turni abbia tempo di scrivermi la domenica. E magari era solo nella mia testa che pretendesse una risposta immediata (forse lo immagina che alle 3 di notte dormo!)
RIMEDI PRATICI PER ATTUARE IL MANTRA “SII DISPONIBILE NON A DISPOSIZIONE”
Se la tecnologia mi ha creato il problema, la tecnologia deve risolvermelo. Ecco quindi gli accorgimenti pratici che ho adottato per applicare il mio mantra “sono disponibile ma non a disposizione”
- Separare il telefono personale da quello di lavoro. In questo modo, sono io a decidere quando accenderlo e quindi quando essere reperibile per gli altri. Non c’è bisogno di acquistare l’ultimo Iphone, io ad esempio quando ho acquistato il mio ultimo telefono, ho passato il precedente alle comunicazioni di lavoro.
- Disattivare le notifiche. Tranne casi particolari, ad esempio se sei un Community Manager, non è necessario avere un din don per ogni messaggio o email che riceviamo. Sono anni che io ho disattivato le notifiche delle e-mail. Le leggo tutti i giorni più volte al giorno, ma non diventano distrazioni né interrompono il flusso delle mie attività. È anche un ottimo rimedio per smettere di procrastinare le attività che stiamo tentando di portare a termine.
- Stabilire orari fissi per rispondere a chiamate e comunicazioni. Inserire nella propria agenda un apposito spazio, ci farà sentire meno il peso delle interferenze esterne.
- Creare una firma email informativa, in cui indichi i tuoi orari di lavoro e il tempo di risposta previsto. Questo offre chiarezza e trasparenza ai clienti, che quindi saranno tranquilli nel sapere che, se non hai ancora risposto, è tutto nella norma. Usa questo strumento specialmente se hai programmato dei giorni di vacanza, per godertela il più possibile.
- Utilizzare strumenti di automazione per gestire le risposte automatiche o per smistare le richieste in base alla loro priorità. Questo può alleggerire il carico di lavoro e garantire una migliore gestione del tempo.
- Creare risorse “a disposizione del cliente”, come tutorial, guide, FAQ. Ad esempio, se sei un dietologo crea un pdf in cui rispondi ai dubbi più frequenti in cui si imbattono i tuoi clienti, come “il peso della verdura si intende a crudo o cotta?”.
- Mantenersi realistici riguardo a ciò che si può raggiungere in un determinato periodo. Stiamo attenti a non prenderci più lavoro di quanto non siamo in grado di gestire, rischiando di rendere i nostri clienti insoddisfatti.
- Comunicare le modalità di interazione fin da subito, con una vera e propria cornice d’accordo. Se fai consulenza, fissa due call al mese e dì al cliente che per dubbi può mandarti un’email settimanale, a cui risponderai il lunedì.
QUINDI TROPPA DISPONIBILITÀ FA MALE?
Come per ogni cosa, io sono sempre per l’equilibrio e le vie di mezzo. Essere disponibile è importante con chiunque, non solo sul lavoro; allo stesso modo, è importante preservarci e non metterci a disposizione degli altri in maniera eccessiva.
Se hai delle difficoltà ad accogliere questo concetto, tieni sempre presente che è normale avere limiti mentali ed emotivi. Su questi ultimi potresti lavorare con i Fiori di Bach.
Accetta che non puoi essere sempre al massimo della disponibilità, e ciò non fa di te una persona meno competente, professionale o premurosa.
Ricordati che è importante prendersi cura di te stesso per poter sostenere gli altri, altrimenti rischi di andare incontro ad un burnout e a non poter essere più di aiuto a nessuno, il che vanificherebbe ogni tuo sforzo.
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Sono l’ideatrice di CarrieraVincente.it
Nata con un amore smisurato per le parole, l’ho declinato in una Laurea in Giurisprudenza e in tanti anni di professione in ambito comunicazione, marketing e vendite.
Ho poi conosciuto Google, e non ce ne è stato più per nessuno ⭐
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