Il coaching strutturato è uno strumento fondamentale per trasformare i collaboratori in professionisti più sicuri e competenti, capaci di contribuire attivamente al successo collettivo.
Essere un vero leader, infatti, non significa esclusivamente raggiungere gli obiettivi aziendali, ma anche saper valorizzare e far crescere i talenti all’interno del proprio team.
In questo articolo esploreremo le diverse fasi del coaching strutturato, offrendo consigli pratici e riflessioni per leader – non coach professionisti! – che desiderano fare la differenza.
L’ESSENZA DEL COACHING STRUTTURATO
Il coaching non è semplicemente un processo di trasferimento di competenze o conoscenze, ma è un’interazione dinamica che richiede ascolto, comprensione ed empatia.
La capacità di instaurare relazioni positive all’interno del team è infatti una delle principali caratteristiche di un leader, che contribuisce a distinguerlo da un semplice manager.
Per instaurare una relazione di fiducia con i collaboratori, il leader deve saper ascoltare attivamente e comprendere le motivazioni profonde che guidano ogni membro del team.
Come sottolineava Stephen Covey:
La maggior parte delle persone non ascolta con l’intento di capire; ascolta con l’intento di rispondere.
Il coaching inizia proprio da qui: dalla capacità di mettere da parte le proprie opinioni e pregiudizi per comprendere davvero le esigenze e le aspirazioni degli altri.
Vediamo adesso in modo chiaro e dettagliato i vari step da seguire per guidare al meglio i nostri collaboratori, senza bisogno di avere la spilletta da coach sul petto.
INDIVIDUARE BISOGNI E OBIETTIVI
Il primo passo in un coaching efficace è l’individuazione dei bisogni individuali e il primo strumento che può correre in nostro soccorso è la Piramide di Maslow.
Ogni collaboratore è unico, con proprie aspirazioni, punti di forza e aree di miglioramento. Un leader deve essere in grado di identificare queste caratteristiche attraverso un dialogo aperto e sincero.
Le domande giuste, poste al momento giusto, possono fare la differenza. Parti da domande come: “Quali sono le sfide che stai affrontando in questo momento?” oppure “Cosa ti piacerebbe migliorare nel tuo lavoro?”, perché queste permettono al collaboratore di riflettere sulle proprie esigenze e di esprimere liberamente i propri pensieri. Dal tuo punto di vista, è un momento importantissimo per raccogliere informazioni.
Una volta identificati i bisogni, è fondamentale definire obiettivi chiari e realistici. Qui entra in gioco il concetto di obiettivi S.M.A.R.T. (Specifici, Misurabili, Attraenti, Realizzabili e Tempificati). Ad esempio, se un collaboratore desidera migliorare le proprie competenze nel project management, l’obiettivo potrebbe essere “completare il corso di formazione X entro tre mesi e applicare le nuove competenze in un progetto reale”. Questo approccio fornisce una direzione chiara e una tempistica definita, rendendo l’obiettivo più concreto e raggiungibile.
RACCOGLIERE I DATI E FORMULARE OSSERVAZIONI
Dopo aver identificato gli obiettivi, è importante basarsi su dati concreti per valutare lo stato attuale delle cose e capire se quanto è stato detto torna.
Le emozioni e le percezioni soggettive possono infatti distorcere la realtà, portando a conclusioni errate. Un leader efficace deve quindi raccogliere informazioni oggettive, come metriche di performance, feedback da parte dei colleghi, e osservazioni sul campo. Deve quindi trattarsi di un mix di elementi.
L’elemento più importante di tutti resta comunque l’osservazione diretta del lavoro svolto dal collaboratore, proprio per comprendere meglio le dinamiche interne al team e per identificare eventuali aree critiche. Ad esempio, se un collaboratore ha difficoltà a rispettare le scadenze, il leader potrebbe osservare come gestisce il tempo durante la giornata, identificando eventuali distrazioni o inefficienze, oppure rendendosi conto che è effettivamente oberato di lavoro e i tempi per fare tutto sono stretti.
MOTIVARE AL CAMBIAMENTO
Una volta identificati i bisogni e raccolti i dati, il passo successivo è motivare il collaboratore a intraprendere il percorso di cambiamento delle aree critiche. Questa fase del coaching strutturato deve tenero ben presente che non tutti i collaboratori sono motivati allo stesso modo: alcuni sono spinti dal desiderio di raggiungere il successo, altri dalla paura di fallire.
Per motivare efficacemente qualcuno, è importante capire cosa lo spinge all’azione. Alcune persone rispondono meglio alla leva del piacere, come la prospettiva di una promozione o un riconoscimento pubblico. Altre, invece, sono più sensibili alla leva del dolore, come la paura di non soddisfare le aspettative o di perdere un’opportunità. Un leader deve essere in grado di identificare la leva giusta per ciascun individuo e utilizzarla per stimolare la motivazione.
Un altro strumento potente per motivare il team è creare una visione condivisa. Come affermava Helen Keller:
Da soli possiamo fare così poco; insieme possiamo fare così tanto.
Quando un leader riesce a sviluppare senso di appartenenza, e i collaboratori vedono come il loro lavoro individuale contribuisca al successo complessivo del team o dell’azienda, allora si che questi sono più propensi a impegnarsi e a superare le difficoltà.
PIANIFICARE GLI OBIETTIVI E IMPLEMENTARE
Dopo aver motivato il collaboratore, è il momento di passare alla parte operativa e di mettere nero su bianco come raggiungere gli obiettivi prefissati. Questa fase richiede una pianificazione dettagliata che includa la definizione di step intermedi, l’allocazione delle risorse necessarie e l’identificazione di possibili ostacoli.
È importante suddividere gli obiettivi in step a breve, medio e lungo termine. Questo approccio permette di mantenere alta la motivazione e di monitorare costantemente i progressi. Ad esempio, se un collaboratore deve migliorare le proprio competenze in una nuova tecnologia, gli obiettivi potrebbero includere la partecipazione a un corso (breve termine), l’applicazione delle nuove competenze in un progetto (medio termine), e la guida di un team che utilizza questa tecnologia (lungo termine).
La pianificazione degli obiettivi deve anche considerare le risorse disponibili, come il tempo, il budget e le competenze. È fondamentale che il leader sia realistico nella pianificazione, evitando di sovraccaricare il collaboratore con aspettative irrealistiche, rischiando poi di farlo cadere in frustrazione.
Come affermava Dwight D. Eisenhower:
La pianificazione è tutto, i piani non sono nulla.
È proprio la capacità di adattare i piani alle circostanze che determina il successo del coaching strutturato.
APPLICARE E MONITORARE
Una volta pianificato il percorso, il collaboratore deve mettere in pratica quanto appreso. Tuttavia, questa è spesso la fase più difficile, dove le buone intenzioni possono incontrare la resistenza della realtà quotidiana.
Espressioni come “Non ho avuto tempo” o “È troppo difficile” sono segnali che indicano la presenza di blocchi. Il leader deve essere preparato a intervenire, offrendo supporto e aiutando il collaboratore a superare queste barriere. Un approccio utile potrebbe essere quello di suddividere ulteriormente i compiti in porzioni ancora più gestibili, garantendo piccoli successi lungo il percorso.
Il monitoraggio costante è poi essenziale per garantire che il collaboratore rimanga sulla buona strada. Questo non significa supervisionare in modo oppressivo, ma piuttosto mantenere un dialogo aperto, offrendo feedback regolari e aggiustando il percorso quando necessario. Anzi, se inserito fin da subito come elemento di una cornice d’accordo, il monitoraggio fatto correttamente può far sentire il collaboratore considerato, e quindi importante.
DARE FEEDBACK E VALUTAZIONE
Il feedback è uno dei momenti più importanti del coaching strutturato, poiché permette di valutare i progressi fatti e di identificare le aree che necessitano di ulteriori miglioramenti. Un feedback efficace deve essere equilibrato, riconoscere i successi e affrontare le criticità in modo costruttivo.
Il feedback deve essere specifico, riferito a comportamenti osservabili e orientato al futuro. Invece di criticare, il leader dovrebbe offrire suggerimenti pratici su come migliorare. Ad esempio, invece di dire “Non hai gestito bene il progetto”, si potrebbe dire “Nel prossimo progetto, cosa ne dici di provare a dedicare più tempo alla fase di pianificazione per evitare problemi imprevisti?”.
Oltre al feedback del leader, è utile incoraggiare il collaboratore a fare un’auto-valutazione. Questo processo permette non soltanto di mettere il collaboratore davanti all’assunzione delle proprie responsabilità, ma anche di identificare credenze limitanti che potrebbero ostacolare il successo. Un collaboratore potrebbe, ad esempio, soffrire un pochino di sindrome dell’impostore e credere di non essere abbastanza competente per un determinato compito. Il leader deve lavorare per smontare queste credenze, dimostrando con fatti concreti che il collaboratore ha le capacità necessarie per affrontare la sfida.
SUPERARE I MOMENTI DI STOP
È naturale che durante un percorso di crescita ci siano momenti di stallo. Potrebbero essere dovuti a una mancanza di fiducia, a competenze ancora in fase di sviluppo, a standard troppo bassi, o semplicemente ad un po’ di stanchezza e a questioni personali che distraggono. Questi momenti, se non gestiti correttamente, possono portare a frustrazione e demotivazione.
Per superare questi momenti, il metodo delle 7R può essere estremamente utile. Si tratta di un approccio che aiuta a ripristinare la motivazione e a superare gli ostacoli in modo strutturato e costruttivo e si snoda proprio in 7 passi, che iniziano tutti con la lettera R:
- Revisione: esaminare i risultati raggiunti fino a questo punto per riscoprire i progressi fatti e rinvigorire la fiducia nel percorso intrapreso.
- Riaffermazione: recuperare la fiducia in sé stessi e nei propri obiettivi, sottolineando le conquiste e le competenze acquisite lungo il cammino.
- Riassestamento: rivedere il problema da una nuova prospettiva, aiutando a riorientare le strategie e ad affrontare le difficoltà con un rinnovato punto di vista, magari usando la tecnica dei Sei Cappelli di De Bono.
- Rivalutazione: ripristinare la motivazione rivalutando i propri obiettivi e le motivazioni personali, cercando nuove fonti di ispirazione e determinazione.
- Riallineamento: adattare i piani e fissare nuove scadenze, rimodulando le azioni e le strategie alla luce delle riflessioni fatte per mantenere la rotta verso il successo.
- Risorse: rivedere e ottimizzare le risorse disponibili, identificando nuove risorse o supporti necessari per superare gli ostacoli e facilitare il progresso.
- Rilancio: riaffermare l’energia e la motivazione, reinvestendo entusiasmo e determinazione per affrontare le sfide future con rinnovata forza e ottimismo.
COACHING STRUTTURATO E AMBIENTE DI LAVORO
Un coaching strutturato non può prescindere dalla creazione di un ambiente di lavoro positivo e stimolante.
Il leader deve promuovere una cultura aziendale inclusiva, in cui ogni membro del team si senta valorizzato e supportato. Questo non solo aumenta la motivazione, ma favorisce anche la creatività e l’innovazione, elementi essenziali per il successo a lungo termine.
Infine, è importante celebrare i successi, grandi o piccoli che siano. Riconoscere i progressi fatti e festeggiare i risultati raggiunti rafforza il senso di appartenenza al team e alimenta la motivazione a continuare a migliorare.
Come disse John C. Maxwell:
Il vero successo arriva quando aiuti gli altri a raggiungerlo
Implementare un coaching strutturato richiede impegno, empatia e una pianificazione attenta, ma i risultati – in termini di crescita personale e successo aziendale – ripagheranno ampiamente lo sforzo.
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